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Ausgewählte Ausgabe: 11-2017 Ansicht: Modernes Layout
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Schluss mit Drucken, Sortieren, Laufen

DIGITALISIERUNG | Strenge Vorschriften bestimmen branchenübergreifend die Gremienarbeit. Nicht zuletzt aus diesem Grund ist sie vielerorts noch immer von aufwendigen, analogen Abläufen geprägt. Doch es geht auch anders. Auch Versorgungsunternehmen setzen mehr und mehr auf digitale Tools, mit denen eine Optimierung der Prozesse rechtskonform und sicher gelingt. Die Stadtwerke Wedel haben eine solche Softwarelösung eingeführt und erwarten deutlich schlankere Prozesse und zeitgemäße Bearbeitungsoptionen für alle Beteiligten.


Das Unternehmensgebäude der Stadtwerke Wedel. Der schleswig-holsteinische Energieversorger setzt auf digitale Gremienkommunikation.

Das Unternehmensgebäude der Stadtwerke Wedel. Der schleswig-holsteinische Energieversorger setzt auf digitale Gremienkommunikation.

Die von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ernst & Young veröffentlichte Stadtwerkestudie 2017 belegt, dass die Digitalisierung längst auch in den städtischen Versorgungsunternehmen angekommen ist. 83 % der Befragten gaben an, dass sich ihre Unternehmen insbesondere mit der Optimierung interner Prozesse und der betrieblichen Reorganisation sowie der Umsetzung IT-gestützter Prozesse befassen. Die Stadtwerke Wedel GmbH, eine Tochtergesellschaft der Stadt Wedel, hat beispielsweise das große Potenzial erkannt, das in der Einführung einer Lösung für die Gremienkommunikation steckt. Die bisherigen Abläufe waren sehr zeitaufwendig: Die Gremiumsunterlagen wurden bisher umständlich ausgedruckt, sortiert und zusammengestellt. Anschließend stellte sie ein Bote den Gremiumsmitgliedern persönlich zu. Dieser Druck-, Fertigungs- und Zustellungsprozess nahm insgesamt fast einen ganzen Arbeitstag in Anspruch. Als innovatives Unternehmen, das erneuerbare Produkte wie Ökostrom und Ökogas anbietet, legen die Stadtwerke Wedel auch innerhalb der eigenen Organisation Wert auf Umweltschutz und effiziente Prozesse. Für die Verantwortlichen in Wedel war deshalb klar, dass sich die Einführung einer digitalen Kommunikationslösung empfiehlt. Ziel: die mit der Gremienkommunikation verbundenen Abläufe zu verschlanken und für alle Beteiligten komfortabler zu gestalten.

Auswahlkriterien Rechtstreue und Datensicherheit

Die Entscheidung zugunsten der Lösung „dp:board“ von der denkende portale GmbH fiel nicht nur wegen des überzeugenden funktionalen Umfangs, sondern insbesondere auch aufgrund der Tatsache, dass sie zentrale rechtliche Aspekte wie Datensicherheit und Rechtstreue berücksichtigt. Denn um den Wunsch nach zeitgemäßen, bedienerfreundlichen Bearbeitungsmöglichkeiten durch digitale Tools erfüllen zu können, müssen sämtliche Aspekte der Datensicherheit und der rechtskonforme Ablauf der gesamten Gremienkommunikation sichergestellt sein. Zu jeder Zeit müssen etwa Fragen nach dem Informationszeitpunkt der Räte oder der fristgerechten Kenntnisnahme über den aktuellen Stand der Sitzungsunterlagen nachvollziehbar zu beantworten sein. Über das neu eingeführte System reduziert das Unternehmen nicht nur den Papierverbrauch in erheblichem Maße, sondern auch den Druck-, Sortier- und Zustellungsprozess. Zudem verringern die Stadtwerke auch den CO2-Ausstoß aufgrund des Wegfalls der persönlichen Lieferung der Unterlagen.

Bearbeitung unabhängig von Ort und Zeit

Die Gremienmitglieder der Stadtwerke Wedel werden zukünftig von einer lückenlosen, rechtskonformen und revisionssicheren Dokumentation sowie Verfügbarkeit und Bearbeitungsmöglichkeiten der Dokumente unabhängig von Ort und Zeit profitieren. Alles, was sie durch die Abbildung der neuen Lösung dafür benötigen, ist ein digitales Endgerät und eine Internetverbindung. Ein komfortables Authentifikationsverfahren ermöglicht beispielsweise, dass Einzelunterlagen nicht mehr separat geöffnet und entschlüsselt werden müssen. Die Räte erhalten stattdessen eine Sammeldatei sowie eine Nachricht per E-Mail oder SMS mit der Information, dass eine neue Unterlage für sie zur Verfügung steht. Für den notwendigen Datenschutz sorgt zudem das Öffnen mithilfe eines gesondert zugesendeten Codes.
Durch die Funktion „personifizierte Annotationen“ lassen sich Anmerkungen und Markierungen direkt im Dokument hinterlegen, die in Zukunft durch den jeweiligen Aufsichtsrat jederzeit wieder einsehbar sind. Papier für Notizen, Zettel und Stift sind damit überflüssig. Personifizierte Wasserzeichen erhöhen die Sicherheit. Auf diese Weise gelingt es, schon im Vorfeld identifizierte Einwände oder Nachfragen zu einzelnen Sachverhalten oder Formulierungen während der eigentlichen Sitzung direkt mit einzubinden. Die Stadtwerke Wedel werden durch den Einsatz der neuen Lösung von vielen weiteren Vorteilen profitieren: Drei Mitarbeiter der Stadtwerke, die bislang unter anderem in den Druck- und Konfektionierungsvorgang sowie in die Botengänge involviert waren, gewinnen Zeit für die Erledigung anderer Aufgaben. Zudem sind die für die Beschlussfähigkeit wichtigen Zu- und Absagen der Gremienmitglieder auf einen Blick erkennbar.

Nachhaltig und zeitgemäß

Fazit: Die Stadtwerke Wedel haben mit der Integration eines Tools für die Digitalisierung der Gremienarbeit eine zeitgemäße Entscheidung gefällt. Zum einen erfüllt die neue Lösung den eigenen Nachhaltigkeitsanspruch, zum anderen harmoniert das webbasierte System mit dem Verhalten der Informationsempfänger. Denn die Gremienmitglieder nutzen für ihre Arbeit ohnehin Laptops, Tablets und Smartphones. Sie erhalten alle Nachrichten und Dokumente nun schnell und ortsunabhängig in digitaler Form.
www.denkende-portale.de

Autoren

 Natali Steffen

Pressesprecherin, Stadtwerke Wedel GmbH, Wedel

 Bernd Schilbach

Geschäftsführer, denkende portale GmbH, Plauen

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